Arbeitnehmer und Selbstständige profitieren für 2020 und 2021 von der Home-Office-Pauschale

Liegt kein häusliches Arbeitszimmer vor oder wird auf einen Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer verzichtet, kann der Steuerpflichtige für jeden Kalendertag, an dem er seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene Betätigungsstätte aufsucht, für seine gesamte betriebliche und berufliche Betätigung einen Betrag von 5 Euro abziehen.

Tipp: Das gilt auch bei einer Arbeitsecke in einem privaten Raum, zum Beispiel dem Wohn- oder Schlafzimmer. Es genügt auch, wenn die Arbeit am Küchentisch oder mit dem Notebook auf dem heimischen Sofa erbracht wird.

Maximal werden 600 Euro im Wirtschafts- oder Kalenderjahr anerkannt. Der Höchstbetrag wird also bei 120 Tagen im Home-Office ausgeschöpft.

Das gilt sowohl beim Betriebsausgabenabzug von Freiberuflern und Gewerbetreibenden als auch beim Werbungskostenabzug von Arbeitnehmern. Bei einer eigenen Berufsausbildung ist eine entsprechende Berücksichtigung als Sonderausgaben möglich.

Nach der Anwendungsvorschrift ist die Regelung für nach dem 31. Dezember 2019 und vor dem 1. Januar 2022 in der häuslichen Wohnung ausgeübte Tätigkeiten anzuwenden. Es ist aber natürlich möglich, dass die Vergünstigung nach der Bundestagswahl verlängert oder die Befristung ganz gestrichen wird.

Es ist leider nicht möglich, anstelle der kostenunabhängigen Tagespauschale von 5 Euro im Einzelfall höhere Raumkosten (für Wasser, Heizung, Strom etc.) geltend zu machen, die durch die Tätigkeit von zu Hause aus entstanden sind.

Tipp: Die Kosten für Arbeitsmittel können allerdings zusätzlich zur Home-Office-Pauschale geltend gemacht werden. Das gilt zum Beispiel für einen Schreibtisch oder ein Bücherregal. Mit der Home-Office-Pauschale sind nur die anteiligen Raumkosten abgegolten. Werden Arbeitsmittel zu mindestens 90 Prozent betrieblich oder beruflich genutzt, können die Kosten in voller Höhe abgesetzt werden (Verteilung auf die Nutzungsdauer bei einem Kaufpreis von mehr als 800 Euro netto). Bei einer geringeren beruflichen Nutzung ist eine Aufteilung möglich. Ein Computer kann ab 2021 unabhängig von der Höhe des Kaufpreises sofort im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden.

Sind mehrere Haushaltsmitglieder im Home-Office tätig (zum Beispiel bei einer Wohngemeinschaft), kann jeder die Tagespauschale bis zum Maximalbetrag von 600 Euro im Jahr absetzen. Das gilt sogar bei Ehegatten, die zusammen zur Einkommensteuer veranlagt werden.

Tipp: Es ist bei gemeinsamer Nutzung einer Wohnung möglich, dass ein Mitbewohner (oder Ehegatte) ein häusliches Arbeitszimmer geltend macht und der andere die Home-Office-Pauschale.

Die Pauschale wird allerdings bei mehreren Jobs nicht tätigkeitsbezogen vervielfacht. Wer daheim für seinen Arbeitgeber tätig wird und gleichzeitig auch eine selbständige Nebentätigkeit im Home-Office ausübt, kann nur einmal 5 Euro am Tag absetzen.

Nach der ausdrücklichen gesetzlichen Regelung ist bei der Home-Office-Pauschale auf die Kalendertage abzustellen, an denen im Home-Office gearbeitet wird, und nicht etwa auf die Werktage. Es spielt dabei keine Rolle, aus welchem Grund ein Steuerpflichtiger im Home-Office arbeitet. Es muss also keinen Zusammenhang mit der Corona-Pandemie geben.

Es gibt auch keine Mindestdauer, die man im Home-Office tätig sein muss, damit die Pauschale für den jeweiligen Kalendertag angesetzt werden kann. Der Gesetzgeber hat auf eine entsprechende Regelung wohl bewusst verzichtet, weil die Angaben der Steuerpflichtigen insoweit ohnehin nicht überprüft werden können.

Tipp: Die Home-Office-Pauschale kann auch geltend gemacht werden, wenn am Wochenende zu Hause gearbeitet wird.

Beispiel: Ein Geschäftsführer fährt normalerweise an 230 Tagen im Jahr zu seinem Arbeitsplatz. In 2020 arbeitet er aufgrund der Corona-Pandemie an 50 Werktagen im Home-Office. Er fährt daher nur an 180 Tagen zur Arbeit. Bereits seit vielen Jahren nutzt er den Sonntagmorgen, um sich zu Hause in Ruhe auf die nächste Arbeitswoche vorzubereiten. In 2020 hat er dies an 40 Tagen praktiziert.

Lösung: Der Geschäftsführer kann die Entfernungspauschale an 180 Tagen ansetzen. Die Home-Office-Pauschale kann er an 90 Tagen geltend machen.

Es besteht allerdings nur dann Anspruch auf die Home-Office-Pauschale, wenn die betriebliche oder berufliche Tätigkeit an einem Tag ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird. Es darf keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene Betätigungsstätte aufgesucht werden. Selbstverständlich dürfen die Steuerpflichtigen aber die Wohnung aus privaten Gründen verlassen.

An den Tagen, an denen die Betriebsstätte oder die Arbeitsstätte aufgesucht wird, darf nur die Entfernungspauschale angesetzt werden. Es besteht insoweit kein Wahlrecht. Entsprechendes gilt bei einer Auswärtstätigkeit. Es können dann nur die Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen geltend gemacht werden.

Rein rechnerisch ist die Pendlerpauschale günstiger als die Home-Office-Pauschale von 5 Euro, wenn die Entfernung zur Betriebsstätte oder Arbeitsstätte mehr als 17 Kilometern beträgt (17 mal 30 Cent = 5,10 Euro). Das spielt aber keine Rolle. Die Entfernungspauschale darf nur angesetzt werden, wenn auch tatsächlich zur Arbeit gefahren wurde. Ansonsten bleibt nur die Home-Office-Pauschale.

Viele Steuerpflichtige hatten in 2020 eine Jahres- oder Monatskarte für öffentliche Verkehrsmittel gekauft, die sie nicht an allen Tagen nutzen konnten, zum Beispiel weil der Betrieb coronabedingt geschlossen war. In diesen Fällen kann die Entfernungspauschale zwar nur an den Tagen geltend gemacht werden, an denen die Betriebsstätte oder Arbeitsstätte tatsächlich aufgesucht wurde. Allerdings sind die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel absetzbar, wenn diese – auf das ganze Jahr bezogen – höher sind. Dabei spielt es keine Rolle, wie oft Bus oder Bahn tatsächlich genutzt wurden.

Tipp: Trotz Jahres- oder Monatsticket kann die Home-Office-Pauschale an den Tagen geltend gemacht werden, an denen Steuerpflichtige ausschließlich in der häuslichen Wohnung tätig waren.

Häufig wird gefragt, ob der Arbeitgeber die Tage im Home-Office bescheinigen muss. Das ist nach der gesetzlichen Regelung nicht erforderlich. Die Steuerpflichtigen sind wie immer verpflichtet, wahrheitsgemäße Angaben zu machen. Das genügt aber auch. Nachweise sind nicht erforderlich.

Natürlich müssen Steuerpflichtige aber auf Nachfrage des Finanzamts belegen können, für welche Tage sie die Pauschale beanspruchen. Dabei sind allerdings keinerlei Formvorschriften zu beachten. Es reicht beispielsweise eine Excel-Tabelle.

Wichtig: Bei Arbeitnehmern wirkt sich die Home-Office-Pauschale nur steuermindernd aus, soweit – zusammen mit anderen Werbungskosten — der Arbeitnehmer-Pauschbetrag in Höhe von 1.000 Euro im Jahr überschritten wird.

Tipp: Die amtlichen Steuer-Formulare für 2020 waren schon fertig, als die neue Home-Office-Pauschale mit dem Jahressteuergesetz 2020 geregelt wurde. Es gibt daher keine besondere Eintragungsmöglichkeit. Arbeitnehmer machen die Pauschale in der amtlichen „Anlage N 2020“ – für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit – geltend. Die Pauschale ist auf Seite 2 in Zeile 47 als „Weitere Werbungskosten“ einzutragen.

Freiberufler und Gewerbetreibende müssen die Home-Office-Pauschale bei ihrer Gewinnermittlung berücksichtigen. Es empfiehlt sich, die Kosten auf einem eigenen Konto zu buchen. Es dürfte dabei ausreichen, wenn dies im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten erfolgt.

Prüfung der Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer empfehlenswert

Die Home-Office-Pauschale kann beansprucht werden, wenn kein häusliches Arbeitszimmer geltend gemacht wird. Entweder, weil die Voraussetzungen nicht vorliegen. Oder, weil auf die Geltendmachung verzichtet wird.

Tipp: Im Regelfall führt ein steuerlich anzuerkennendes häusliches Arbeitszimmer zu einer höheren Steuerersparnis. Allerdings ist auch der Aufwand höher. Wichtig ist, dass die geänderte Nutzung in Folge der Corona-Pandemie dazu führen kann, dass ein häusliches Arbeitszimmer anzuerkennen ist. Dies sollte für 2020 geprüft werden.

Grundvoraussetzung ist, dass es sich um einen abgeschlossenen (büromäßig eingerichteten) Raum in der Wohnung handelt, der ausschließlich (oder zumindest fast ausschließlich, also zu mindestens 90 Prozent) für betriebliche oder berufliche Zwecke genutzt wird. Anders als bei der Home-Office-Pauschale reicht eine Arbeitsecke hier nicht.

Ein Abzug der Raumkosten ist in voller Höhe möglich, falls das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Das gilt auch dann, wenn ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Es kommt dabei auf den inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunkt an. Dieser Schwerpunkt kann in Corona-Zeiten durchaus (erstmals) im häuslichen Arbeitszimmer liegen.

Maximal 1.250 Euro im Jahr erkennt das Finanzamt an, sofern das häusliche Arbeitszimmer zwar nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit aber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Das ist beispielsweise der Fall, wenn der gewohnte Arbeitsplatz im Unternehmen wegen der Corona-Pandemie nicht zur Verfügung steht.

Bei Selbständigen, die in einem eigenen Haus oder einer eigenen Wohnung leben, kann sich ein häusliches Arbeitszimmer als Steuerfalle entpuppen. Es besteht die Gefahr, dass nahezu ausschließlich beruflich genutzte Räume ungewollt zum notwendigen Betriebsvermögen gehören. Das kann nachteilige steuerliche Folgen haben, wenn die selbständige Tätigkeit eingestellt wird (das führt dann zu einer Entnahme) oder die Immobilie verkauft wird.

Tipp: Viele Freiberufler und Gewerbetreibende verzichten daher bewusst auf ein häusliches Arbeitszimmer. Sie haben jetzt die Möglichkeit, pauschale Betriebsausgaben von 5 Euro je Tag im Home-Office geltend zu machen.